Sie sind für die Betreuung eines oder mehrerer Social Media-Kanäle verantwortlich, haben aber auch noch andere Aufgaben? Dann kennen Sie folgende Situation: Sie planen seit Wochen/Monaten eine Ausstellungseröffnung/Podiumsdiskussion/sonstige Veranstaltung und berichten im Vorfeld auch akribisch auf allen Plattformen darüber. Doch als der große Termin näher rückt, geraten Sie ins Schleudern. Denn natürlich betreuen Sie nicht nur die Social Media, sondern auch die klassische Presse/Sie sind als Kurator der Ausstellung im Dauerstress wegen letzter Anpassungen/Sie müssen die Gäste betreuen/oder auch alles auf einmal.

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Natürlich können Sie nicht live von einer Pressekonferenz twittern, wenn Sie selbst auf dem Podium sitzen und die Fragen der Journalisten beantworten sollen. Ganz klar, dass Sie nicht dazu kommen, Fotos von der Veranstaltung zu machen und sie auf Facebook hochzuladen, wenn Sie selbst eine Rede halten oder von A nach B und zurück rennen müssen. Sie hoffen einfach darauf, dass es niemandem auffällt, wenn Sie nichts posten.

Zuerst die schlechte Nachricht: Diese Hoffnung ist trügerisch. Wenn Sie es im Vorfeld geschafft haben, die Neugier Ihrer Fans und Follower zu wecken, sind diese enttäuscht, wenn es keine Berichterstattung vom Hauptereignis gibt. Außerdem nehmen Sie sich die Chance, die mühsam ausgebaute Reichweite Ihres Accounts zu nutzen, um Ihr Event optimal zu promoten.

Nun die gute Nachricht: Der Teufelskreis lässt sich vermeiden. Suchen Sie sich aus den folgenden 4 Tipps die für Sie und Ihre Institution relevanten aus, und Sie werden Veranstaltungen entspannter entgegensehen und das Potenzial Ihrer Kanäle ausschöpfen.

Diese Tipps lassen sich von Institutionen umsetzen, die aus mehr als einer Person bestehen. Für Einzelkämpfer funktioniert diese Strategie leider nicht.

 1. Bauen Sie ein Team auf.

Sie sind allein mit der Aufgabe, im Haus interessiert sich niemand für Social Media? Damit ist jetzt Schluss. Holen Sie zuerst die Leitung ins Boot. Machen Sie gezielt darauf aufmerksam, dass es sich bei der Bespielung von Social Media-Profilen um eine zeitaufwändige Aufgabe handelt, die eine Person allein immer wieder auch inhaltlich überfordert. Um das Haus gut repräsentieren zu können, sollten alle Abteilungen hin und wieder Erwähnung finden – und Sie können unmöglich alles wissen.

Es ist sehr viel effizienter, wenn alle Kollegen – oder für den Anfang zumindest eine kritische Zahl– hin und wieder Informationen beisteuern, als wenn Sie sich mühsam Tag für Tag etwas aus den Fingern saugen müssen. „Mitarbeit“ kann in diesem Zusammenhang natürlich gern aktiv sein; sie kann sich aber auch darauf beschränken, Sie cc zu setzen, wenn der Inhalt eines Schriftverkehrs Informationen für Facebook, Twitter etc. liefert.

 2. Planen Sie im Voraus.

Führen Sie einen Redaktionsplan ein, und vermerken Sie darin nicht nur geplante Beiträge, sondern auch Zeitprobleme. Sie fahren in den Urlaub? Tragen Sie es ein. Eine Veranstaltung steht an, und Sie werden keine Zeit haben, die Plattformen zu bespielen? Vermerken Sie es, und planen Sie, welche der beiden folgenden Varianten in Frage kommen.

 3. Automatisieren Sie Routinemeldungen.

Sie haben eine längere Veranstaltung vor sich – sagen wir einmal, eine Lange Nacht der Museen oder einen Tag der offenen Tür -, bei der Sie hin und wieder Zeit haben werden, einen Beitrag live zu verfassen. Der Ablaufplan steht im Voraus fest. Dann nutzen Sie Tools wie Hootsuite, um bestimmte Tweets oder auch Facebook-Postings – vorab einzustellen. Wenn Sie wissen, dass um 19, 21, 23 und 1 Uhr Führungen durch die Wechselausstellung stattfinden, schreiben Sie Ankündigungen, die sich selbst um 18.30, 20.30, 22.30 und 00.30 Uhr posten. Genauso können Sie in regelmäßigen Abständen darauf hinweisen, was es zu essen gibt, wo die Eintrittskarten zu erwerben sind, ob das Fotografieren erlaubt ist etc. Damit haben Sie den Kopf frei für den einen oder anderen inhaltlichen Beitrag mit etwas Flair.

(Dieser Tipp kann auch für die Urlaubsvorbereitung sehr nützlich sein und erleichtert Ihrer Vertretung das Leben.)

4. Suchen Sie sich eine Vertretung.

Versuchen Sie, für die kritischen Zeitpunkte jemand aus dem Team als Vertretung zu verpflichten. Wenn das nicht möglich ist – sei es, weil alle Hände benötigt werden, oder auch, weil sich z.B. niemand traut, live zu twittern -, verpflichten Sie einen Externen. Es sollte jemand sein, der mit dem Haus und dem Anlass einigermaßen vertraut ist und zumindest über solide Grundkenntnisse im Umgang mit den fraglichen Plattformen verfügt. Wenn die Zusammenarbeit funktioniert, verpflichten Sie ihn häufiger.(Ja, dabei handelt es sich um einen Kostenfaktor. „Social Media kostet nichts“ ist leider nur ein Mythos.)

Mit diesen Tipps sollten Sie für die nächste Veranstaltung gerüstet sein. Wenn Sie weitere Tipps haben oder Feedback zu den hier veröffentlichten, hinterlassen Sie gern einen Kommentar!